Elektronische Urkunden und ihre Verwendung im Rechtsverkehr

Durch das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung besteht seit dem 29.12.2025 die Möglichkeit, als „Ergebnis eines notariellen Beurkundungsvorgangs“ anstelle der vertrauten Papierurkunde eine rein elektronische Urkunde in Gegenwart der Beteiligten zu errichten. Zuvor bestand durch DiRUG und DiREG bereits die Möglichkeit, elektronische Urkunden im Online-Verfahren zu errichten. Schon seit dem 1.7.2022 besteht zudem die Pflicht, Papierurkunden zu digitalisieren und in die elektronische Urkundensammlung einzustellen.

Ergebnis aller drei Verfahren ist ein elektronisches Dokument, das im Rechtsverkehr auf die eine oder andere Weise die notarielle Urkunde als Papierdokument ergänzt oder ersetzt, dies insbesondere beim nachgelagerten elektronischen Vollzug der Urkunden, etwa beim Handelsregister oder dem Grundbuchamt. Trotz aller dadurch erreichten Vereinfachungen nicht entfallen ist in der weithin gelebten Praxis die (vermeintliche) Notwendigkeit, dass der Notar persönlich gesonderte beglaubigte Abschriften für diesen Vollzug erzeugt – zwar nicht wie bislang auf Papier mittels persönlicher Unterschrift, sondern nunmehr elektronisch mittels persönlicher Signatur.

Das (mehrmals) tägliche Auswählen und Öffnen von Anträgen und Dokumenten in den diversen Modulen von XNP, das Durchsehen der eingestellten Dokumente auf ihre Vollständigkeit und die Eingabe der PIN zum Anbringen der Signatur sind aus der aktuellen notariellen Praxis kaum wegzudenken. Eine sorgfältige Prüfung der Dokumente vor jeder Signatur fordert zudem einen erheblichen Zeitaufwand.